Tips dan Trik Menghadapi Auditor

Di postinganku sebelumnya, saya bercerita tentang pengalamanku menjadi auditee saat audit ISO 9001 & SMK3 di pabrik (baca disini). Nah, di tulisanku kali ini saya ingin berbagi tips dan trik bagaimana menghadapi auditor, agar saat di audit, kita sudah bisa mempresiksi bagaimana mekanisme audit sehingga bisa tetap tenang dan tidak tegang menghadapi auditor.

Sebelumnya perlu kita ketahui bersama bahwa tujuan audit itu baik. Karena dengan adanya audit, semua persyaratan akan di periksa secara sistematis, sehingga dapat di ketahui persyaratan apa saja yang sudah terpenuhi dan yang belum terpenuhi di perusahaan. Nah, persyaratan yang tidak terpenuhi inilah, maka auditor akan mengeluarkan temuan (finding) atau laporan ketidaksesuaian (NCR: non-conformance report).  Kalau di ISO 9001, temuan dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan tingkat keparahannya yaitu: temuan major, temuan minor dan observation (suggestion for improvement).  Sebagai perusahaan atau instansi yang di audit, maka finding atau temuan ini harus segera di tindak lanjuti dan di koreksi, kecuali temuan dengan kategori observasi (biasanya di beri waktu sebulan). Setelah semua prosedur dan finding terpenuhi, barulah di rekomendasikan untuk penerbitan sertifikatnya. Jadi, perusahaan yang benar-benar ingin menerapkan ISO, maka harus mengimplementasikan semua syarat yang di persyaratkan. Tentunya ini membutuhkan budget yang tidak sedikit, karena persyaratannya banyak yang mengharuskan ikut training dan pelatihan yang dananya lumayan.

Kesesuaian diambil agar kita dapat menganalisa dan melakukan peningkatan atas kualitas proses sistem mutu yang tengah berlangsung, sedangkan Ketidak sesuaian diambil agar kita dapat menganalisa dan melakukan perbaikan (Corrective Action) ataupun pencegahan (Preventive Action) untuk kemajuan perusahaan kita ke depannya, agar ketidak sesuaian dapat dihindari.

Banyak dari kita yang tidak mengetahui untuk apa audit dilakukan? Yang tergambar di benak adalah jika ada audit pastinya sengaja mencari kesalahan (padahal tidak seperti itu), karena itu banyak auditee yang mengalami audit jitter, penuh ketakutan dan gugup duluan sebelum di audit, inilah yang menyebabkan kadang jawabannya muter-muter dan semakin membingungkan auditor .

Karena itu, saya ingin berbagi tips untuk teman-teman yang akan menghadapi audit nantinya. Tips ini saya desain agar auditee yang kantornya sedang diobok-obok oleh auditor bisa siap mental dan fisik dalam menghadapi pertanyaan-pertanyaan dari tim audit. Tips ini saya buat berdasarkan pengamatan dan pengalamanku selama menjadi auditor internal dan auditee.

Berikut tips dari saya;

Mulai cara serius dulu yaa 

1. Pastikan semua prosedur kita lengkap dan harus singkron sesuai prosedur (SOP, WI, form-form, dan log sheet), agar jangan sampai pas di audit prosedur tidak lengkap, atau lengkap tapi tidak sesuai dengan prosedur, atau yang lebih parah prosedurnya malah tidak ada (karena ini bisa jadi temuan major looh!)
2. Pastikan semua form dikerjakan dengan benar, tanggal dan tanda tangan harus lengkap. Pokoknya perhatikan semua form dan log sheet, jangan sampai ada cek list yang terlewat, yang harusnya di isi yah kudu di isi.
3. Pastikan kita sudah harus tahu (syukur-syukur kalau di hafal) tentang kebijakan mutu perusahaan dan sasaran mutu departemen kita (karena ini adalah pertanyaan wajib dan biasanya pertama kali di tanyakan auditor).
4. Pastikan document dan instruksi kerja sudah kita mengerti, agar kita bisa mudah menjawab pertanyaan auditor. kalau ada prosedur/ instruksi kerja yang sudah tidak sesuai dengan aktual, segera minta perubahan dokumen untuk update dokumen tersebut.
5. Jawablah pertanyaan auditor dengan singkat dan jangan berbelit-belit (jawab hanya pada apa yang di tanyakan), jangan membuat pernyataan baru, karena itu bisa menimbulkan pertanyaan baru lagi.
6. Tetap bersikap sopan dan santun kepada auditor, meskipun auditornya masih muda dan umurnya jauh di bawah kita.

Nah, sekarang cara bercandanya  

1. Jika memungkinkan, carilah teman atau pasangan saat menjadi auditee. Jangan menghadapi auditor sendirian, kalau bisa minimal 2 orang, jadi nanti bisa berbagi stress, juga bisa gantian menjawab pertanyaan auditor, syukur-syukur kalau ada yang bisa ngajakin ngobrol auditor sehingga konsentrasinya terpecah.
2. Tempatkan auditor di ruangan yang suhunya sangat dingin atau sangat panas, sehingga auditor tidak nyaman dan tidak betah mengaudit hehe
3. Cobalah untuk memberikan kesan yang meyakinkan dan percaya diri yang tinggi. Kalau perlu sebelum auditor meminta document, kita yang menawarkan duluan “Mau lihat documentnya, Pak?” (sok meyakinkan auditor gitu deh..agar auditor percaya kalau document kita lengkap, sehingga meskipun document kita ada yang tidak lengkap, auditor kurang peka haha). Ini yang saya terapkan, dan did u know apa jawaban auditornya? “Gak usah, yang penting document nya ada kan?”, padahal ini trik ku doang whahaha.
4. Jika auditor meminta document, berikan hanya dokumen yang diminta oleh auditor, jangan memberi document lain. Jadi misalnya auditor minta record mengenai log sheet, tanya aja “log sheet yang tanggal berapa Pak?”. Jadi kita hanya memberikan dokumen yg spesifik (karena biasanya auditor suka me-link dan menghubungkan document yang kita kasih dengan document lain, bahkan tidak jarang menghubungkan dengan document dari divisi lain yang terkait, jadi jangan keluarkan semua document!)
5. Kalau memungkinkan, saat di beri kesempatan mengambil document, bilang aja “Documentnya di bawah Pak, di ruanganku (Ini jika auditnya di ruang meeting atau di office, bukan di divisi masing-masing yah). Jadi ada jeda waktu saat mengambil dokumen, bolak balik, naik turun tangga, kan lumayan tuh bisa banyak menyita waktu . Atau jika auditnya di divisi masing-masing, bilang aja document nya ada di office haha.
6. Biasanya auditor tidak akan mau menjawab pertanyaan auditee saat audit berlangsung, biasanya auditee di persilahkan bertanya saat opening meeting, karena itu kalau bisa ajak auditor ngobrol mengenai topik-topik lain yang tidak ada kaitannya dengan departemen anda untuk memecah konsentrasinya, misal “Bapak orang mana? Udah berapa lama jadi auditor? Enak ya Pak jadi auditor, jalan-jalan terus” (lumayan kan kalau bisa memancing konsentrasinya dan dia bercerita panjang lebar, terkuras lagi waktu auditnya )
7. Jika saat audit telah memasuki waktu makan, ajaklah auditor makan di luar, kalau memungkingkan yang jauh dari perusahaan (meskipun kantin perusahaan ada), ini untuk mengurangi jatah waktu audit, sehingga waktu yang harusnya di gunakan untuk audit, harus tersita di jalan dan di tempat makan muehehe.
8. Minta waktu audit paling terakhir, karena biasanya di jam-jam injury, waktu auditor sudah sangat sempit, selain itu biasanya auditor juga sudah lelah (apalagi kalau auditor melakukan audit sambil plan tour juga ke masing-masing divisi) sehingga auditor tidak terlalu spesifik dan detil lagi melakukan audit di jam-jam terakhir (Ini kalau jadwal auditnya belum di atur yah, tapi pengalaman audit kemarin, jadwal dan audit plannya sudah di email seminggu sebelum audit, dan saya kebagian jatah audit paling pagi pemirsah ), untungnya saya tidak mengalami demam panggung duluan, malah menurutku lebih enak karena beban cepat hilang, sehingga di saat yang lain masih sutris, saya sudah bisa ketawa ketiwi hihi 

Foto bersama konsultan dan auditor saat selesai audit external ISO & SMK3

Itulah beberapa tips dan trik dari saya dalam menghadapi auditor. Karena itu jangan pernah takut di audit! Temuan atau finding pasti ada, namun kalau bisa dapat di minimalisir dan di tekan sekecil mungkin, asal jangan sampai temuan itu bersifat major aja. Anggaplah temuan dari auditor itu untuk kebaikan management kita dan sebagai bahan perbaikan untuk ke depannya. Seharusnya, kalau persiapan kita sudah matang dan document lengkap, pasti tidak akan ada masalah kok. SO..DON’T FEAR THE AUDIT”, percayalah audit tidak semenyeramkan hantu-hantu lokal yang terdaftar di bursa hantu kok .

Semoga bermanfaat 

#day5
#OneDayOnePost